Automatisiertes Mitarbeiter On- | Off-Boarding
Automatisierte Prozesse für mehr Effizienz, lückenlose Sicherheit und bessere Verfügbarkeit der IT-Services.
Bessere Verfügbarkeit, mehr Sicherheit, weniger Kosten
Die On- / Offboarding Automation ist eine von Optm konzipierte Lösung, mit der sich User-On-/ Offboarding-Prozesse in Unternehmen standardisiert und automatisiert durchführen lassen. Durch die Automatisierung können Aufwände signifikant reduziert, Bereitstellungen von Arbeitsplätzen vereinfacht und Fehler-Anfälligkeiten gesenkt werden.
Standard Paket
Lizenz
für eine geeignete Automationssoftware
Installation
der Software auf einem Server des Kunden
Dienstleistung
Analyse der Prozesse im Unternehmen
- Interviews mit fünf Subject-Matter-Experten (SMEs), wie z.B. aus der Personalabteilung, der IT-Abteilung oder der Finanzbuchhaltung
- Grafische Dokumentation der Prozesse
- Stakeholder-Mapping auf Basis der Interviews für das Unternehmen
- Aufnahme der relevanten Tools beim Kunden
- Aufnahme von Compliance-Themen
- Vorstellung der Zusammenfassung als Präsentation (vor Ort oder per WebEx)
Umsetzung
der On-/Off Boarding-Prozessen laut Analyse
- Anbindung an das ERP-System
- E-Mail an den Gehaltsdienstleister (extern)
- Anlegen und Abmeldung im Active Directory
- Aktivierung und Abmeldung E-Mail (Office365 oder Exchange)
- Bestellung von IT- und Handy-Equipment (Benachrichtigung)
- Bereitstellung Telefonnummer (Benachrichtigung)
Wartung
der Software und der entwickelten Automaten für zwölf Monate
Optionale Funktionen
Weitere Funktionalitäten können in einem Workshop erarbeitet und dem Standard-Paket angehängt werden. So kann Optm jeden individuellen Prozess automatisieren, entsprechend Ihren jeweiligen Anforderungen.
Funktionale Erweiterungen des Prozesses
- Genehmigungsprozess
- Vertragshandling für den Bewerbungsprozess
- Bereitstellung von Möbeln, Räumen und Softwarezugängen
- Bereitstellung einer Telefonnummer
- Lizenzierung von Softwareeintragungen (Anbindung an Lizenzmanagement)
- Zugangsberechtigungen und Dateifreigaben
- Abmelden von Mitarbeitern von weiteren Systemen (Löschung der Zugänge)
- Automatisierte Check-Liste inkl. Statusanzeige im Prozess
- Funktionale Erweiterungen der Software
- Portal- und Shop-Anbindung
- Bestellungen auslösen (z.B. Kurse zur Ausbildung oder Willkommensgeschenke)
- Anbindung von internen und externen Drittsystemen (z.B. weitere Automationslösungen)
- Abmelden der Mitarbeiter von weiteren wichtigen Tools und Zugängen
Ihre Vorteile
Gesteigerte Mitarbeiter-Produktivität durch schnelle, bedarfsorientierte Bereitstellung von Zugriffen auf erforderliche IT-Ressourcen.
Lückenlose Sicherheit und Compliance durch Aufhebung von Zugangsrechten in Echtzeit beim Positionswechsel oder Offboarding.
Reduzierung von Kosten und Aufwänden durch Eliminierung zeitaufwändiger, manueller Prozesse.
Steigerung Ihrer IT-Service-Verfügbarkeit durch das Freiwerden von Ressourcen..
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Der Optm Service Katalog
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