Automatisiertes Mitarbeiter On- | Off-Boarding

Automatisierte Prozesse für mehr Effizienz, lückenlose Sicherheit und bessere Verfügbarkeit der IT-Services.

Ihre Lösung: Automatisiertes Mitarbeiter On- | Off-Boarding.

Bessere Verfügbarkeit, mehr Sicherheit, weniger Kosten

Die On- / Offboarding Automation ist eine von Optm konzipierte Lösung, mit der sich User-On-/ Offboarding-Prozesse in Unternehmen standardisiert und automatisiert durchführen lassen. Durch die Automatisierung können Aufwände signifikant reduziert, Bereitstellungen von Arbeitsplätzen vereinfacht und Fehler-Anfälligkeiten gesenkt werden.

Standard Paket

Lizenz
für eine geeignete Automationssoftware

Installation
der Software auf einem Server des Kunden

Dienstleistung
Analyse der Prozesse im Unternehmen

  • Interviews mit fünf Subject-Matter-Experten (SMEs), wie z.B. aus der Personalabteilung, der IT-Abteilung oder der Finanzbuchhaltung
  • Grafische Dokumentation der Prozesse
  • Stakeholder-Mapping auf Basis der Interviews für das Unternehmen
  • Aufnahme der relevanten Tools beim Kunden
  • Aufnahme von Compliance-Themen
  • Vorstellung der Zusammenfassung als Präsentation (vor Ort oder per WebEx)

Umsetzung
der On-/Off Boarding-Prozessen laut Analyse

  • Anbindung an das ERP-System
  • E-Mail an den Gehaltsdienstleister (extern)
  • Anlegen und Abmeldung im Active Directory
  • Aktivierung und Abmeldung E-Mail (Office365 oder Exchange)
  • Bestellung von IT- und Handy-Equipment (Benachrichtigung)
  • Bereitstellung Telefonnummer (Benachrichtigung)

Wartung
der Software und der entwickelten Automaten für zwölf Monate

On- / Offboarding Automation reduziert Aufwände signifikant .

Optionale Funktionen

Weitere Funktionalitäten können in einem Workshop erarbeitet und dem Standard-Paket angehängt werden. So kann Optm jeden individuellen Prozess automatisieren, entsprechend Ihren jeweiligen Anforderungen.

Funktionale Erweiterungen des Prozesses

  • Genehmigungsprozess
  • Vertragshandling für den Bewerbungsprozess
  • Bereitstellung von Möbeln, Räumen und Softwarezugängen
  • Bereitstellung einer Telefonnummer
  • Lizenzierung von Softwareeintragungen (Anbindung an Lizenzmanagement)
  • Zugangsberechtigungen und Dateifreigaben
  • Abmelden von Mitarbeitern von weiteren Systemen (Löschung der Zugänge)
  • Automatisierte Check-Liste inkl. Statusanzeige im Prozess
  • Funktionale Erweiterungen der Software
  • Portal- und Shop-Anbindung
  • Bestellungen auslösen (z.B. Kurse zur Ausbildung oder Willkommensgeschenke)
  • Anbindung von internen und externen Drittsystemen (z.B. weitere Automationslösungen)
  • Abmelden der Mitarbeiter von weiteren wichtigen Tools und Zugängen

Ihre Vorteile

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Gesteigerte Mitarbeiter-Produktivität durch schnelle, bedarfsorientierte Bereitstellung von Zugriffen auf erforderliche IT-Ressourcen.

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Lückenlose Sicherheit und Compliance durch Aufhebung von Zugangsrechten in Echtzeit beim Positionswechsel oder Offboarding.

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Reduzierung von Kosten und Aufwänden durch Eliminierung zeitaufwändiger, manueller Prozesse.

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Steigerung Ihrer IT-Service-Verfügbarkeit durch das Freiwerden von Ressourcen..

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